Slim je documenten beheren doe je met Document Cloud
Geen gedoe.
Gewoon geregeld.
- Gecentraliseerde opslag
- Geautomatiseerde betrouwbaarheid
- Toegangsbeheer
- Gemakkelijk zoeken én vinden
- Digitale ondertekening
- Naadloze integratie
Made in Europe
AVG • HIPAA • ISO 27001
Data-opslag in Europa
Kenmerken
Wanneer veiligheid, duurzaamheid en gebruiksvriendelijkheid op 1 staan
Veilig opslaan
Sla elk bestandstype veilig op in Document Cloud, tot 50 GB per bestand, met ISO 27001, GDPR en HIPAA-compliance!
- Data-opslag in Frankfurt (Duitsland)
- 256-bits codering
- Twee-Factor Authenticatie
- SSL-verbindingen & IP-beperkingen
- Aangepast wachtwoordbeleid
- Triple Backups
- Prullenbak alleen zichtbaar voor accountbeheerders
- MS Entra ID, Okta & Google SSO integratie
Toegang beheren
Het is gemakkelijk om bronnen op elk niveau te delen met individuen, gebruikersgroepen of met een openbaar toegankelijke link.
- Preview-Only
- Upload-Only
- View-Only
- Editor
- Custom
Gemakkelijk te vinden
Gebruik bedrijfszoekopdrachten om inhoud in bestanden te vinden, uw aangepaste metadata toe te voegen en gerelateerde bestanden aan elkaar te koppelen.
- OCR-inhoudsindexering
- Geavanceerde filtering
- Aangepaste metadata
- Bronnen koppelen / relateren
- Onbeperkte versiegeschiedenis
Betrouwbaar automatiseren
Bespaar tijd en werk efficiënter door het systeem voor u te laten werken.
- Goedkeuringsworkflows
- Elektronische handtekening workflows
- Erkenning workflows
- Geautomatiseerde documentnummering
- Herinneringen
- Geautomatiseerde retentieplanning
- Importeren via e-mail
Overzicht hebben
Krijg een compleet overzicht van alle acties en gedeelde bronnen in uw DMS.
- Dashboards & rapportagetools
- Volledige audittrajecten
- Overzicht van alle gedeelde bronnen
- Meldingen & bekijk updates
Meer doen
Verhoog uw workflow met integraties en platformonafhankelijke ondersteuning
- Branch bedrijfsondersteuning
- Microsoft Office 365 integratie
- Outlook-invoegtoepassing
- DocuSign-integratie
- Mobiel en tabletvriendelijk
- Desktop app
- URL’s opslaan en insluiten
- Watermerk
De sterke punten van Document Cloud:
Digitaal ondertekenen
Stuur documenten voor goedkeuring, bevestiging of elektronische handtekening, in een vaste volgorde of tegelijkertijd.
Efficiënte workflows
Stel optionele bewaartermijnen in voor mappen en bestanden in dagen, weken, maanden of jaren.
Dynamische versiebeheer
Upload nieuwe documentversies met behoud van metadata en toegang tot eerdere versies. Vergrendel documenten voor bewerking met in-/uitcheckfunctionaliteit. Bestandsversies onafhankelijk goedkeuren.
Metadata gestuurd
Organiseer documenten met tags, notities en vervaldatums. Documenten koppelen in verschillende mappen. Pas metadata aan met lijsten, tekenreeksen, e-mail en meer, door sjablonen op mapniveau te definiëren voor consistentie.
Veilige en duurzame
data-opslag in Europa
Dankzij strenge privacywetgeving zijn gegevens in Europa goed beschermd. Tegelijk werken datacenters steeds energiezuiniger en vaker op groene stroom, wat zorgt voor veilige én duurzame opslag.
Prijs
Een compleet document beheersysteem
voor een vaste en betaalbare prijs.
Behoefte aan persoonlijk advies? Bel +31 850 513 010 of mail naar info@documentcloud.nl
FAQ's
Hoe verbetert documentbeheersoftware de efficiëntie van de workflow?
DMS-platforms zoals Document Cloud centraliseren bestanden in een veilige online repository, waardoor handmatige e-mailuitwisselingen en lokale opslagknelpunten worden geëlimineerd. Realtime samenwerkingsfuncties – waaronder in-/uitchecken, versiegeschiedenis en geautomatiseerde meldingen – stroomlijnen goedkeuringsprocessen en verminderen dubbel werk, waardoor de algehele teamproductiviteit wordt verhoogd.
Naar welke nalevings- en auditfuncties moet ik zoeken in een digitaal documentbeheersysteem?
Een veilig DMS moet beschikken over gedetailleerde toegangsrechten, uitgebreide auditlogs (waarin wordt bijgehouden wie een document heeft geopend, bewerkt of gedeeld) en automatische bewaarbeleid. Let daarbij op ISO-27001-certificering en een AVG-vriendelijke architectuur, plus de mogelijkheid om eenvoudig compliance-rapporten te exporteren voor het vereenvoudigen van audits.
Kan ik Document Cloud integreren met mijn bestaande CRM, ERP en andere zakelijke applicaties?
Ja. Document Cloud biedt RESTful API’s en kant-en-klare connectoren voor toonaangevende CRMs (Salesforce, HubSpot), ERP-systemen (SAP, Microsoft Dynamics) en productiviteitsplatforms (Microsoft 365, Google Workspace). Documenten worden automatisch geïntegreerd in je bestaande workflows, handmatige imports of downloads zijn overbodig.
Hoe werken automatische versiebeheer- en samenwerkingstools in het DMS van Document Cloud?
Elke keer dat een gebruiker wijzigingen opslaat, maakt Document Cloud een nieuwe versie aan. Met metadata zoals editor, tijdstempel en opmerkingen voor volledige traceerbaarheid. Gebruikers kunnen versies naast elkaar vergelijken, teruggaan naar eerdere versies en in-line opmerkingen plaatsen. Met check-out/check-in locks worden overschrijfconflicten voorkomen, zodat je team altijd met de nieuwste versie werkt.
Contact
Neem contact met ons op
Als u vragen heeft, gebruik dan het onderstaande formulier om contact met ons op te nemen.
